Kilometrówka, czyli ile w 2024 pracodawca zapłaci za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych?

Wraz z nadejściem nowego roku pojawiają się zmiany w opłatach za użytkowanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Czy 2024 przyniesie ulgi dla pracowników korzystających z kilometrówek, czy też nowe regulacje zwiększą obciążenia finansowe pracodawców? Zanurzmy się w szczegóły, by zrozumieć, ile dokładnie kosztuje kilometrówka i jakie korzyści lub utrudnienia przynosi dla obu stron umowy pracowniczej.

Czym jest kilometrówka pracownika?

Kilometrówka pracownicza odnosi się do zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową samochodem prywatnym pracownika. Zatrudniony, który podróżuje w interesach firmy własnym pojazdem, może skorzystać z możliwości uzyskania zwrotu poniesionych kosztów na podstawie ustalonej stawki za przebytą drogą. Pracownik zazwyczaj składa wniosek o zwrot kosztów, przedstawiając informacje dotyczące liczby przejechanych kilometrów w ramach podróży służbowej.

Należy jednak pamiętać, że stawka za 1 km ma także swoje limity. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dn. 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotów kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy ogranicza maksymalną liczbę pokonywanych kilometrów:

• mieszkańcy gminy do 100 000 mieszkańców mogą przejechać w ramach obowiązków służbowych maksymalnie 300 km miesięcznie;
• w przypadku mieszkańców gminy od 100 000 do 500 000 mieszkańców obowiązujący limit wynosi 500 km miesięcznie;
• pracownik mieszkający w gminie powyżej 500 000 mieszkańców może pokonać 700 km w ramach obowiązków służbowych w ciągu miesiąca.

Istnieją jednak dwa wyjątki od tej sytuacji:

1. Wykorzystywanie pojazdu do celu służbowych i leśnictwie – limit wynosi 1500 km niezależnie od wielkości gminy
2. Pracownik korzysta z prywatnego pojazdu w celach ratowniczych lub innych w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową, ekologiczną oraz wykorzystywania jej skutków – limit ten wzrasta do 3000 km.

Kilometrówka 2024 – aktualne stawki

Po zmianie, która nastąpiła 17 grudnia 2023 roku, kwoty kilometrówki 2024 wynoszą:

• dla motorowerów: 0,42 zł/km (poprzednio 0,1382 zł/km);
• dla motocykli: 0,69 zł/km (poprzednio 0,2302 zł/km);
• dla samochodów osobowych z silnikiem o pojemności do 900 cm3: 0,89 zł/km (poprzednio 0,5214 zł/km);
• dla samochodów osobowych z silnikiem o pojemności pow. 900 cm3: 1,15 zł/km (poprzednio 0,8358 zł/km).

Oczywiście w zakładach pracy, poza tzw. budżetówką każdy pracodawca może ustalić stawki na własną rękę. Jeśli jednak tego nie zrobi – podstawą rozliczenia jest kilometrówka zawarta w rozporządzeniu. Należy jednak pamiętać, że tylko te stawki zwolnione są z podatku dochodowego, a każde przekroczenie limitu jest podstawą do odprowadzenia składek.

Porównanie z 2023 rokiem

Kwota kilometrówki od 2007 roku pozostawała niezmienna. Dynamiczna sytuacja na rynku, jak inflacja, wzrost cen paliw, a nawet kosztów życia spowodowały, że powstał projekt rozporządzenia, dzięki któremu wszystkie stawki wzrosły o około 30 gr/km. Na 2024 rok nie zostały zaplanowane żadne zmiany, dlatego kwota pozostaje taka sama, jak w 2023 roku.

Jak wyliczyć kilometrówkę pracownika?

Kilometrówka wymaga tego, aby każdy zatrudniony, korzystający z prywatnego samochodu w celach służbowych prowadził odpowiednią ewidencję przebiegu pojazdu. Dzięki temu, że zapisywane są w niej wszystkie przebyte trasy, w tym ich odległość, cel oraz daty, można ustalić jakie koszty należy zwrócić każdemu, kto jeździ prywatnym samochodem.

Obliczenie tego nie jest skomplikowane. Wystarczy liczbę przejechanych kilometrów pomnożyć przez kwotę, która przysługuje na dany pojazdy.

Jakie wydatki można pokryć w ramach kilometrówki?

Stawka za 1 km w ramach kilometrówki przelewana jest na konto pracownika. Ten nie musi jednak przedstawiać dokładnego spisu, w tym faktur za paliwo czy usługi serwisowe. Liczba wydatków oraz ich kwota w danym okresie nie ma żadnego znaczenia. W praktyce oznacza to, że pieniądze można przeznaczyć na dowolny cel.